Le vocabulaire et la documentation pour votre importation

 

Dans le contexte où vous souhaitez importer des marchandises en France, vous allez forcément devoir faire avec le processus de transport international. C’est donc le fait de transporter vos marchandises d’un pays à un autre pays, ici en l’occurrence, la France.

Lorsque vous êtes novice ou même récent initier, organiser ce transport par vous-même est une mission impossible. Nous ne doutons en aucun cas de vos capacités de compréhension, ni même si vos capacités d’applications mais nous doutons des moyens à votre disposition pour parvenir à vous occuper seul de votre transport pour le début. Alors si nous pouvons nous permettre un peu d’humour, laissons cette mission impossible à Tom Cruise et concentrons-nous sur une solution à votre portée.

Sans plus de suspense, la solution à votre portée est de déléguer. Confier votre transport à des experts du secteur en question est la solution la plus économique, la plus fiable et la plus efficace. Comme nous ne cessons de le répéter si vous avez déjà lu plusieurs de nos articles, vous devez confier votre transport au fournisseur et cela jusqu’au port en France puis confier le reste à WICC Services. Vous pouvez avoir plus d’information sur comment organiser votre transport sur l’article traitant de ce sujet.

Là où nous voulons en venir c’est que l’organisation de votre transport est loin d’être aisée et encore moins que cela peut paraître car il existe un vocabulaire spécial et une documentation exigeante et rigoureuse que vous devez connaître. C’est justement de ces deux sujets que nous allons traiter dans cet article.

En revanche, si le sujet qui vous intéresse est de savoir comment organiser votre importation à l’échelle internationale, vous avez juste au-dessus un lien vers un article spécialement dédié à l’organisation optimale de votre transport selon nous.

Cela étant clarifié, nous pouvons nous lancer dans le sujet qui nous intéresse ici, le vocabulaire et la documentation nécessaire lors de votre transport international.

 

Sommaire

 

 

1 – Vocabulaire du transport international 👨‍🏫

 

Nous tenons dès à présent à vous rassurer, dans les lignes précédentes nous soulignons bien que le vocabulaire du monde du transport est particulier et à connaître mais ne vous inquiétez pas, on ne parle pas d’un langage à part entière non plus.

Pour faire simple, le monde du transport c’est quasiment que de l’anglais et donc les mots sont facilement compréhensibles pour ceux qui parle anglais et facilement traduisibles pour ceux qui ne parlerai pas anglais. Les mots sont souvent comme « cargo », « weight », « storage », « shipping », « warehouse », …. Bref, vous avez compris.

Cet article ou nos services n’ont en aucun cas un objectif de traducteur en ligne, notre rôle ici et de vous aider quant au vocabulaire courant mais possiblement flou pour un débutant dans le milieu du transport international. Nous allons commencer simple et se complexifier ensuite en sachant que toutes ces lignes valent le coup d’être lu.

Commençons par les différents conteneurs.

 

• Les conteneurs

 

En fonction de votre volume d’importation, il sera surement plus économiquement intéressant d’opter pour une option de conteneur complet. Un conteneur est une grosse boite métallique qui sert à transporter plus facilement les marchandises. Le tout en assurant leur protection.

Il existe de nombreux types de conteneurs différents, tous avec une utilité bien particulière. On peut notamment citer le conteneur citerne, utilisé pour les transports de liquide, dangereux ou non. On a aussi le conteneur dit open top. Cela signifie à toit rétractable et donc disponible pour les marchandises hors gabarit ou trop volumineuse.

 

 

 

 

 

 

 

 

Il existe aussi les conteneur reefer, cela signifie sous température dirigée. C’est-à-dire, pour faire simple, un conteneur réfrigéré principalement utilisé pour le transport de nourriture par exemple. Et finalement, pour ne citer qu’eux, il y a les conteneurs classiques. On les appels les conteneurs dry, pour conteneur sec. Ce sont les boites métalliques tout à fait classique dont je vous parlais.

 

 

Mais ce n’est pas tout ce qu’il faut savoir. Il est important d’être au courant que tous ces conteneurs peuvent avoir différentes tailles, différentes dimensions. Cet article se voulant encore assez général et non spécialisé nous allons voir simplement les dimensions disponibles pour les conteneurs dry en sachant que ces derniers représentent plus de 95% du transport de conteneur dans le monde.

Il y a 4 tailles de disponible pour les conteneurs dry. On peut avoir un conteneur 20 pieds GP mettant à disposition 33m³. Un conteneur 40 pieds GP avec 67m³, un conteneur 40 pieds HC avec 9m³ supplémentaire et finalement, un conteneur que l’on voit très rarement mais qui existe, un conteneur 45 pieds HC avec 85m³ à disposition.

Vous avez ici un tableau récapitulatif des dimensions importantes du conteneur dry en fonction de sa taille.

 

 

Ce qu’il faut juste clarifier avant de passer aux vocabulaires suivants, c’est que, lorsque vous parlez à n’importe qui dans le transport il vous faut utiliser la forme suivante : 20 GP, 40 GP ou alors 40 HC. En sachant que GP (General Purpose) signifie une taille normale. Le HC (High Cube) désigne un conteneur un peu plus grand que la taille classique.

Maintenant que vous savez quel conteneur choisir et comment parler ou identifier votre conteneur on est en mesure de passer aux termes suivant du lexique du transport international. Parlons des pénalités de retard.

 

• Les retards causés

 

Le monde du transport est très chronométré et très millimétré, donc, il faut comprendre que chaque retard est automatiquement une perte de temps et d’argent. Si vous êtes considéré comme étant le responsable alors cela sera à l’origine de frais. On parle ici ou bien des surestaries ou alors de la détention.

Les frais de surestaries, aussi appelé demurrage en anglais sont des pénalités imposées aux destinataires pour avoir retardé le navire du transporteur au-delà du temps accordé notamment à cause de délai excessif pour transmettre les documents de la liasse documentaire.

En d’autres termes, si vous prenez trop de temps à transmettre les documents à votre commissionnaire en douane ou alors que les documents transmis sont faux. Le déchargement sera retardé et donc des frais seront appliqués. Voilà pour ce qui est des frais de surestaries, passons à présent aux frais de détentions.

Les frais de détentions, sont des charges qui s’appliquent lorsque le client conserve sous sa garde des équipements du transporteur en dehors du terminal pour une durée plus importante que celle convenue.

Très souvent cela arrive lors de la livraison. Une fois à destination le transporteur vous laissera, la plupart du temps, environ 2 heures pour vider le camion de vos marchandises afin que ce dernier puisse repartir. Si ce délai est dépassé bien entendu, le transporteur ne partira pas avec une partie de vos marchandises mais chaque heure entamée est à payer. Ces frais sont des frais de détention. Voilà pour ce qui est du vocabulaire lié aux retards possibles, à présent, nous souhaitons faire un point sur l’immanquable du vocabulaire du transport.

 

• Les incoterms

 

C’est la partie de vocabulaire que vous ne pouvez pas manquer dans le monde du transport et que nous ne pouvons pas oublier de traiter. Les incoterms sont des codes en trois lettres qui vont déterminer contractuellement les responsabilités de chacun des acteurs du transport. Ils sont plus que primordial dans le sens ou sinon, c’est la foire à tout et n’importe quoi, excusez-nous de l’expression.

Nous ne comptons pas nous éparpiller sur ce sujet et nous perdre dans des explications interminables. Pour cela nous avons déjà publié un article très complet et spécialisé sur ce sujet, vous pouvez le consulter ici : se familiariser avec les incoterms pour mieux organiser son importation.

Nous conseillons vivement la lecture de cet article tant l’importance des incoterms est notable et tant leurs diversités et complexités est piègeuse. Sur ce, ne nous attardons pas et passons au dernier point de vocabulaire qui est aussi très important.

 

• Le HS code

 

Le HS code est lui aussi très important, peu importe ce que vous importez vous en aurez besoin. Le HS code est la nomenclature douanière de votre produit. En d’autres termes, c’est le nom de votre produit aux yeux des douanes, c’est un nom universel permettant de se comprendre dans le monde entier. Il s’agit d’un code à 10 chiffres.

Le HS code est aussi voire surtout très utile pour les douanes comme vous l’aurez compris. Ce code sert à savoir à combien de pour-cent vous allez être imposé sur votre importation à l’entrée en France. Sans rentrer dans le détail, il est possible de vous-même utiliser ce code pour calculer le montant que vous allez devoir payer lors du passage de la frontière pour vos marchandises. Pour cela, vous pouvez vous référer à notre précédent article à ce sujet, le lien est ici et vous permettra de calculer en amont vos frais de douane

Avant de passer à la partie suivante, il est important de vous rassurer sur le fait que vous n’avez pas à trouver vous-même ce code. Vous pouvez et devez le demander à votre fournisseur qui est censé le connaitre sans soucis.

Restons sur le secteur des douanes et des exigences douanières et regardons ensemble tous les documents dont vous allez avoir besoin pour votre importation et votre passage des douanes.

 

2 – Les documents du transport international 🚢

 

Si dans le monde du transport international on appelle cela la liasse documentaire ce n’est pas pour rien. On parle d’une liasse, une vraie liasse, qui peut être composée de beaucoup de documents. Si vous voulez en savoir plus sur l’ensemble des documents que vous allez rencontrer dans cette étape du transport et surtout sur leurs détails alors vous pouvez cliquer sur le lien pour rejoindre notre article sur la liasse documentaire.

En revanche, nous vous rappelons que nous déconseillons vivement à n’importe qui de s’aventurer seul dans l’étape de la liasse documentaire et du passage des douanes. Il est largement plus vigilant et fiable de se fier à des experts sur le sujet tels que les spécialistes WICC Services. Cela étant dit, nous pouvons donc commencer.

 

• La commercial invoice

 

Le classique du classique de votre importation. La commercial invoice c’est la facture à partir de laquelle vous allez payer votre fournisseur. Non pas un devis ou une pro-forma invoice mais bien la facture définitive que vous allez devoir normalement signer mais surtout payer.

C’est le document de base pour que les douanes appliquent le pourcentage de droit de douane à payer ou alors pour que ces mêmes douanes intègrent la valeur de la marchandise au calcul de la TVA. C’est aussi un document de base si vous souhaitez assurer vos marchandises.

C’est un document qui doit respecter nombreuses règlementations que votre fournisseur saura suivre à la lettre pas d’inquiétude. Dans le cas contraire, lorsque vous confierez votre dédouanement à WICC Services, les experts sauront vous faire savoir ce qui ne va pas afin que cela soit corrigé dans les temps.

• La packing list

 

L’autre classique. La packing list va de pair avec la commercial invoice. Car ces documents se complètent. Alors que la commercial invoice dit qu’elles sont les marchandises et combien elles ont coûté, la packing list va quant à elle dire comment les marchandises sont organisées.

La packing list aussi est fournis par le fournisseur, elle stipule de la forme dans laquelle la marchandise va être disponible et de comment celle-ci est emballé. C’est très important déjà pour reconnaitre la marchandise lors du tri, mais aussi pour s’assurer que rien n’est perdu ou bien casser et voler. C’est aussi primordial pour votre réservation de transport car impossible de réserver de l’espace sans savoir la taille que la marchandise va prendre.

Elle aussi doit suivre des réglementations précises que le fournisseur connaît et pour lequel nous ne rentrons quasiment jamais de problème rassurez-vous. Comme pour la commercial invoice, dans le cas contraire, les experts WICC Services interviendront suffisamment tôt pour régler ce souci.

 

• Le Bill of Lading

 

Le bill of Lading ou B/L est un document qui atteste du bon chargement de vos marchandises sur le bateau. Il donne aussi les détails importants sur le fournisseur, et sur le client final donc vous. Enfin, ce document récapitule la nature de la marchandise et sa description et comment elles sont emballées et identifiables dans le bateau. Il y a aussi les données concernant le bateau sur lequel les marchandises sont.

Ici, pas besoin de vous en souciez. C’est la compagnie maritime qui l’enverra directement à celui ou celle qui aura réservé le transport pour vous. Donc si vous suivez nos conseils de nos articles précédents sur l’organisation optimale de votre transport alors la compagnie l’enverra à votre fournisseur.

 

• Les différents certificats

 

Passons maintenant aux multiples certificats, combien en existe-t-il ? Des dizaines de dizaines. Est-ce que nous allons lister l’ensemble de ces certificats ? Non, cela serait trop long et pas forcément très utile car il existe des certificats pour tout et pour rien.

Vous pouvez avoir un certificat d’assurance, important pour le dédouanement et le calcul de la TVA lorsque vos marchandises sont assurées pendant leur transport. C’est un exemple courant qui ne rentre pas dans la catégorie que nous allons voir dès maintenant, les certificats de sécurité, gros morceaux dans l’univers des certificats.

Le certificat CE qui autorise à vos marchandises l’entrée en Europe est l’un des certificats tête d’affiche dans l’univers de la sécurité. Ces certificats sont exigés lors d’une importation de produit dangereux. Nous tenons juste à faire une petite parenthèse quant aux produits dangereux, ne partez pas du postulat que vos produits ne sont pas dangereux car dans le monde du transport même un vélo est considéré comme dangereux.

Donc pour protéger les compagnies maritimes et le pays dans lequel vous importez, des certificats peuvent être exigés. Par exemple, un rapport de test CE, ou alors un certificat de fumigation pour ne citer qu’eux de toutes la liste des certificats et déclaration de conformité aux réglementations.

 

• Le numéro EORI

 

Il s’agit à la base d’un numéro et non d’un document, mais nous l’avons quand même mis dans cette partie de l’article car ce numéro est à l’origine de beaucoup d’étape administrative. En tant qu’entreprise ou autoentrepreneur ce numéro est une forme d’autorisation d’importation au titre de votre entreprise afin d’en avoir les avantages fiscaux qui vont avec.

Néanmoins, pas d’inquiétude, vous pouvez tout de même importer en tant que particulier même sans numéro EORI, vous avez certaines choses à savoir et anticiper, vous pouvez trouver ces informations sur notre article d’importation en tant que particulier. Dans le cas où vous souhaitez vous renseigner ou faire les démarches au sujet de votre numéro EORI, vous pouvez le commander gratuitement et trouver les informations nécessaires sur le site du gouvernement.

Quoiqu’il en soit, le numéro EORI sera demandé par les douanes pour faire importer vos marchandises en tant qu’entreprise. C’est un numéro vous donnant ce droit-là.Dans ce

 

Conclusion 📌

 

Le monde du transport est donc, comme vous avez eu l’occasion de le voir, un monde à part, avec un vocabulaire diversifié et complexe. C’est un vocabulaire qui utilise beaucoup de termes spéciaux, de termes anglais et d’incoterms. Il est important de maitriser ce vocabulaire afin de construire correctement votre transport.

Les termes employés sont souvent déterminants afin de définir convenablement et contractuellement l’accord que vous avez avec tel ou tel agent du transport. Il est donc très important d’être familier avec tout cela surtout quand on sait la précision du transport international, son coté millimétré qui fait de chaque écart un piège onéreux et difficile d’en sortir.

On a aussi vu l’ensemble de la documentation possible. En premier lieu la documentation avec laquelle vous allez avoir à faire et ensuite les documents qui peuvent venir compléter la liasse documentaire mais avec lesquels vous n’avez pas besoin de vous tracasser.

Pour ne pas vous tracasser avec cette documentation et justement éviter les pièges onéreux du monde du transport et surtout du passage des douanes nous vous rappelons que les experts WICC Services sont à votre disposition pour vous accompagner, et vous décharger de cette étape signifiante de votre importation.